Artículo publicado en http://www.revistaesalud.com/index.php/revistaesalud/article/view/38/69
Cambios Organizacionales Ocurridos en los Servicios de Salud Pública con la Implantación de Sistemas Informatizados. La experiencia de la Secretaría Municipal de Sanidad de Belo Horizonte
Reginaldo Fernando dos Santos
Secretaría Municipal de Sanidad de Belo Horizonte (Brasil).
Cassius Catão Gomes Jardim
Secretaría Municipal de Sanidad de Belo Horizonte (Brasil).
Resumen/Abstract
La Secretaría Municipal de Sanidad de Belo Horizonte (MG) puso en marcha en 2002 la informatización de la red asistencial de la municipalidad. La incorporación en los servicios de salud de esas tecnologías de la información ha provocado muchos cambios organizacionales en los procesos laborales, lo que ha contribuido para la revisión de los flujos. Las transformaciones ocurridas han impresionado positivamente la organización del trabajo, asimismo han contribuido para la mejoría de los servicios ofertados a los usuarios de salud pública.
The Belo Horizonte City Department of Health in 2002 initiated the computerization of health care network in the city. The incorporation of information technologies in health services led to a series of organizational changes in work processes and helped revise flows. The changes have positively impacted the organization of work and contributed to the improvement of services offered to users of public health.
The Belo Horizonte City Department of Health in 2002 initiated the computerization of health care network in the city. The incorporation of information technologies in health services led to a series of organizational changes in work processes and helped revise flows. The changes have positively impacted the organization of work and contributed to the improvement of services offered to users of public health.
Introducción
El desarrollo tecnológico de las últimas décadas, también la introducción de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en diversos sectores de la sociedad han provocado cambios sociales profundos y han ayudado a romper con antiguos patrones organizacionales.
La conocida sociedad de la información, la surgida en la tercera ola de revolución [1], cambió la organización productiva. El proceso laboral dejó de orientarse a la producción en masa y pasó a tener la producción de información para la cualificación de acciones y el alcance de resultados como su foco. Con la consolidación de esa mudanza la implantación de sistemas de información y de soporte a la tomada de decisiones, dejaron de ser un diferencial y se convirtieron en condición sine qua non para el éxito.
Hubo incluso un cambio, respecto al concepto y la importancia de la información ya que esta ganó status de herramienta política estratégica y se tornó elemento fundamental para una cadena generadora de conocimiento. Dicho conocimiento si aplicado a bienes y servicios es clave para el desarrollo empresarial y se convirtió rápidamente en principal activo de las organizaciones.
La Salud Pública ha sido uno de los sectores beneficiados con esas transformaciones. Sin embargo, las inversiones tecnológicas son aún menores si se compara a otros sectores. No obstante, las experiencias pioneras corroboran el facto de que esta nueva forma de gestión que es soportada por sistemas de información cualifica el trabajo. La incorporación de tecnologías en los sistemas de información en salud ha aumentado la competencia informacional del equipo y ha ayudado a efectuar un modelo asistencial más eficiente.
Dentro de ese contexto, la Secretaría Municipal de Sanidad de Belo Horizonte inició en 2002, un proyecto de informatización de toda su red asistencial en la municipalidad. Su objetivo era la mejoría de la organización de los procesos asistenciales, administrativos y gerenciales, asimismo de la promoción de la integración de diversas frentes de trabajos realizados en las unidades de salud.
Este trabajo tiene como propuesta la descripción del proceso de implantación del sistema de gestión de la salud de la Prefeitura de Belo Horizonte (SisRede), teniéndose como su foco, las mudanzas organizacionales ocurridas en los servicios de salud tras la incorporación de esa tecnología.
Caracterización del problema
La Secretaría Municipal de Sanidad (SMSA-BH), órgano de la administración directa de la Prefectura de Belo Horizonte, tiene por función en el ámbito de sus atribuciones, la prestación de asistencia sanitaria y la estructuración de la atención a la salud en la municipalidad. Cumpliendo con las prerrogativas del Ministerio de Salud, órgano que se vincula al Gobierno Federal, tal atención sigue los principios del Sistema Único de Saúde (SUS), que busca el acceso universal e igualitario a las acciones y servicios de salud, además de la descentralización administrativa, la integridad de las acciones y la participación popular.
La red asistencial del la municipalidad de Belo Horizonte cuenta con aproximadamente 180 unidades de salud, siendo 149 de ellas Unidades Básicas (UBS), 7 unidades de Pronto Atendimento (UPA), 6 laboratorios distritales, 9 farmacias distritales y aproximadamente 30 unidades de atención secundaria, además de la red hospitalaria pública y contratada.
Actualmente, casi un 70% de la población usa el servicio público de salud. Eso es equivalente a unos 1.700.000 habitantes cubiertos por el Programa Saúde da Familia (PSF) y atendidos por la red de salud de la municipalidad. En el año de 2009 fueron realizadas 2.238.739 consultas en unidades básicas como muestra la tabla a la continuación.
Tabla 1
Consultas realizadas en las UBS en 2009
| Nº. de consultas |
| 233.102 |
| 286.600 |
| 240.947 |
| 1.478.090 |
| 18.489 |
| 2.238.739 |
Fuente: GTIS\SMSA-BH
El gran volumen de trabajo realizado siempre exigió mucho del equipo de profesionales. La cantidad de datos generados en las diversas frentes de trabajo era un factor dificultador del desarrollo de un trabajo eficiente, en la producción de la información y conocimiento, una vez que el ambiente productivo se insería en una cultura organizacional fragmentada.
Basado en el potencial que las nuevas tecnologías tienen de innovar la organización del trabajo, visando la promoción de la integración del equipo y estableciendo una cultura informacional integrada, la incorporación de esas tecnologías se ha vuelto en una necesidad para la SMSA-BH.
Metodología y Desarrollo
El proyecto de informatización de la red asistencial de Belo Horizonte fue denominado Gestão Saúde em Rede. Su objetivo era implantar un sistema integrado en tiempo real, basado en el concepto de registro electrónico de la historia clínica que organizase el proceso del trabajo, impactase la atención al usuario y perfeccionase los mecanismos de gestión de la salud. El financiamiento fue realizado por la Prefectura Municipal de Belo Horizonte, Comunidad Europea (Proyecto @lis), Banco Nacional de Desenvolvimento (BNDES) y Ministerio de la Salud.
Se ha iniciado la implantación por un proyecto piloto en el Distrito Sanitário Oeste, espacio en el cual las funcionalidades fueron testadas y evaluadas para posterior fijación en los demás Distritos. Un dato importante es que la informatización ocurrió concomitante con la implantación del Programa Saúde da Familia (PSF)1. Eso permitió el desarrollo de un sistema orientado al equipo de atención y a la estructura familiar. Otro punto relevante fue la incorporación del concepto de territorialidad, que organiza el catastro considerado el área de cobertura de la UBS. Actualmente el sistema pasó a denominarse SisRede y se hace presente en todos los (9) nueve distritos sanitarios de la municipalidad. La informatización está en fase de conclusión en las Unidades Básicas de Saúde (UBS) y ha avanzado para las unidades especializadas y de urgencia.
El desarrollo de SisRede tuvo como foco el trabajo asistencial, organizado en función de la atención prestada al usuario. La estrategia era hacer que la utilización del sistema impactase directamente la atención, organizado el proceso laboral, integrando rutinas administrativas y asistenciales, reduciendo el tiempo de espera; aumentando la oferta y cualidad de los servicios y produciendo informaciones para subsidiar la tomada de decisión clínica de forma rápida y eficaz.
El software del proyecto ha sido desarrollado con el lenguaje de programación Visual Basic 6.0 y usa el Gerenciador de Banco de Dados (SGBD) Microsoft SQL
2000. La aplicación funciona en producción bajo la especificación Cliente/Servidor y el acceso al sistema es realizado a través de la herramienta Citrix Metaframe® que conecta las estaciones de trabajo a los servidores de la SMSA.
2000. La aplicación funciona en producción bajo la especificación Cliente/Servidor y el acceso al sistema es realizado a través de la herramienta Citrix Metaframe® que conecta las estaciones de trabajo a los servidores de la SMSA.A fin de viabilizar la implantación se estimuló un parque tecnológico con aproximadamente 2.200 ordenadores, además de servidores, equipamientos para estructura de red y mobiliario. El presupuesto para la conclusión del proyecto quedó en 14 mil millones de reales.
Los recursos humanos destinados componían un equipo de técnico de las áreas de salud y tecnología de la información. Inicialmente el soporte y el mantenimiento de los equipamientos eran realizados en sociedad con la Empresa de Tecnología da Informação de Belo Horizonte (PRODABEL), sin embargo, ese servicio posteriormente pasó a ser hecho por la iniciativa privada en un proceso de licitación. Para la capacitación de los profesionales cuanto a la utilización del sistema, fueron contratados alrededor de 50 técnicos de informática para hacer el entrenamiento en loco. La implantación ocurría módulo a módulo y tardaba de 4 a 6 meses para cada unidad.
Con el intuito de garantizar un modelo flexible y descentralizado de atención a la salud, el sistema fue desarrollado en módulos estandarizados, o sea, tareas diferentes organizadas en subsistemas distintos, pero integrados entre sí. El SisRede se compone por los siguientes módulos:
- Recursos Humanos: Permite la gestión de la base catastral de los funcionarios.
- BH Vida – Catastro BH Social: Con el catastro único de personas y familias.
- Agenda: Organiza el registro de consultas y la composición de escalas de trabajo.
- Recepción: Registra la llegada del paciente a la unidad, permite el ingreso de los usuarios en el Catastro BH social y el registro de la Tarjeta SUS.
- Colecta de Material Biológico: Organiza el proceso de Colecta de materiales para exámenes biológicos.
- Atención Ambulatoria: Registro del acogimiento con escucha cualificada y de la atención clínica en prontuario electrónico.
- Farmacia: Registro de dispensa y gestión del estoque de medicinas y materiales.
- Almojarifazgo: Permite la gestión de los materiales y elementos esenciales.
- Extractor de Informes e Indicadores: Permite la extracción de informes e indicadores para gestión de la información.
Resultados y Discusiones
La implantación del SisRede ha proporcionado el inicio de una serie de discusiones sobre la organización del proceso de trabajo en las unidades asistenciales. La informatización fue un recurso significativo para revisiones de procesos y flujos [2]. El proceso ha producido efectos bien positivos respecto a la estandarización de las tareas y la optimización del tiempo de ejecución del trabajo.
El módulo de Recursos Humanos ha posibilitado una mejoría de la organización del organigrama administrativo y ha facilitado también el proceso de gestión, integrando las informaciones locales con los otros niveles de la administración de la municipalidad.
El módulo BH Vida ha impactado directamente el trabajo de los equipos de la Saúde da Familia, ya que proporcionó la integración del censo de la municipalidad y descentralizó las acciones, permitiendo que las manutenciones catastrales ocurriesen en tiempo oportuno y de forma sistemática.
El registro electrónico y el módulo de recepción han organizado el acceso de los usuarios a los servicios. De esta forma el tiempo de espera ha disminuido y en algunos casos se ha eliminado incluso la existencia de las colas. Desde el punto de vista gerencial el registro electrónico ha facilitado la confección de escalas de trabajo. Ahora es posible dimensionar mejor la oferta de los servicios, determinando tiempos de atención estandartizados. Tales cambios impactaron en la productividad del equipo.
La colecta de material biológico presentó ganancias significativas con la informatización. La nueva organización sistemática del proceso permitió la reducción del número de profesionales involucrados y el tiempo de ejecución disminuyó de 2 horas para alrededor de 40 minutos. La atención informatizada dinamizó el acceso y eliminó esperas inútiles y la integración con el laboratorio distrital disminuyó pierdas y el tiempo de entrega de resultados.
El registro de informaciones en el prontuario electrónico posibilitó la integración del acogimiento con la consulta clínica, organizando el flujo asistencial. La organización sistemática de las informaciones en el prontuario ha traído una nueva dinámica a la atención optimizando el tiempo de la consulta y reduciendo colas. El registro electrónico aumentó la disponibilidad de las informaciones y agilizó las consultas al histórico clínico del paciente. La integración con la farmacia permite que tanto el médico como el enfermero sepan la posición del estoque de una medicina a ser prescrita en el acto de la prescripción.
La implantación del módulo de la farmacia ha potencializado el control del estoque de medicinas, lo que reflejó directamente en los costes, ya que la integración con el prontuario electrónico ha aumentado el control de dispensación y ha contribuido para la disminución de fallas.
El almojarifazgo también presentó ganancias expresivas con respecto a la organización y al control y ha disminuido los costes operacionales de la municipalidad.
La gestión de la información en salud ha sido uno de los procesos que más ganaron con la informatización. La implantación del Extractor de Informes e Indicadores perfeccionó el trabajo realizado abriendo posibilidades de control, monitorización y evaluaciones antes inexistentes para la equipe de trabajo.
El módulo de Recursos Humanos ha posibilitado una mejoría de la organización del organigrama administrativo y ha facilitado también el proceso de gestión, integrando las informaciones locales con los otros niveles de la administración de la municipalidad.
El módulo BH Vida ha impactado directamente el trabajo de los equipos de la Saúde da Familia, ya que proporcionó la integración del censo de la municipalidad y descentralizó las acciones, permitiendo que las manutenciones catastrales ocurriesen en tiempo oportuno y de forma sistemática.
El registro electrónico y el módulo de recepción han organizado el acceso de los usuarios a los servicios. De esta forma el tiempo de espera ha disminuido y en algunos casos se ha eliminado incluso la existencia de las colas. Desde el punto de vista gerencial el registro electrónico ha facilitado la confección de escalas de trabajo. Ahora es posible dimensionar mejor la oferta de los servicios, determinando tiempos de atención estandartizados. Tales cambios impactaron en la productividad del equipo.
La colecta de material biológico presentó ganancias significativas con la informatización. La nueva organización sistemática del proceso permitió la reducción del número de profesionales involucrados y el tiempo de ejecución disminuyó de 2 horas para alrededor de 40 minutos. La atención informatizada dinamizó el acceso y eliminó esperas inútiles y la integración con el laboratorio distrital disminuyó pierdas y el tiempo de entrega de resultados.
El registro de informaciones en el prontuario electrónico posibilitó la integración del acogimiento con la consulta clínica, organizando el flujo asistencial. La organización sistemática de las informaciones en el prontuario ha traído una nueva dinámica a la atención optimizando el tiempo de la consulta y reduciendo colas. El registro electrónico aumentó la disponibilidad de las informaciones y agilizó las consultas al histórico clínico del paciente. La integración con la farmacia permite que tanto el médico como el enfermero sepan la posición del estoque de una medicina a ser prescrita en el acto de la prescripción.
La implantación del módulo de la farmacia ha potencializado el control del estoque de medicinas, lo que reflejó directamente en los costes, ya que la integración con el prontuario electrónico ha aumentado el control de dispensación y ha contribuido para la disminución de fallas.
El almojarifazgo también presentó ganancias expresivas con respecto a la organización y al control y ha disminuido los costes operacionales de la municipalidad.
La gestión de la información en salud ha sido uno de los procesos que más ganaron con la informatización. La implantación del Extractor de Informes e Indicadores perfeccionó el trabajo realizado abriendo posibilidades de control, monitorización y evaluaciones antes inexistentes para la equipe de trabajo.
Conclusión
Todos los cambios organizacionales ocurridos con la implantación del SisRede reflejaron positivamente en la organización de los procesos de trabajo y ayudaron a construir un ambiente operacional integrado. Esta nueva organización ha mejorado la gestión y el planeamiento de las acciones, aumentando así la oferta y la cualidad de los servicios ofertados a los usuarios de salud pública de Belo Horizonte.
Agradecimientos
A los financiadores del proyecto y a todos os profesionales de la Secretaría Municipal de Sanidad de Belo Horizonte, que trabajan en el desarrollo y en la utilización de tecnologías de información para la cualificación del servicio prestado.
6. Referencias
- TOFFLER, Alvin. A Terceira Onda: a morte do industrialismo e o nascimento de uma nova civilização. 26ª Ed., Rio de Janeiro: Editora Record, 2001.
- SANTOS, Alaneir de Fátima dos, et al. Descentralización de la salud pública y sistemas de información en Brasil: caso del municipio de Belo Horizonte. Washington: Banco Interamericano de Desarrollo, 2003.
1 El Programa Saúde da Família (PSF), implantado en Belo Horizonte en 2002, trabaja con una nueva lógica asistencial que posee más capacidad de acción para atender a las necesidades de salud de la población de su área de abrangencia. Se foca en la creación de Equipos de Saúde da Familia (ESF) que presta asistencia continua a la población de manera integral.
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